Personvern-utfordringer i norske kommuner: Hva Datatilsynet krever – og hvordan det kan løses

En fersk rapport fra Datatilsynet (mai 2025) tegner et bekymringsfullt bilde av norske kommuners evne til å ivareta personvern og informasjonssikkerhet ved bruk av digitale læringsverktøy. Rapporten avdekker store utfordringer og et akutt behov for støtte – noe som direkte påvirker hverdagen til hundretusener av elever og lærere. Heldigvis finnes det allerede løsninger som kan hjelpe kommunene med å håndtere situasjonen.

Manglende ressurser og fragmentert ansvar

Ifølge Datatilsynets rapport er kommunenes tilnærming til vurdering av personvern og informasjonssikkerhet ofte for snever. Mange mangler både ressurser og den nødvendige juridiske og tekniske kompetansen til å gjennomføre krevende vurderinger. Resultatet er at ansvaret i praksis ofte faller på skoleledere og lærere – uten at de har verktøyene eller støtten de trenger.

Dette fører til en krevende og uoversiktlig hverdag for mange kommuner. Samtidig forventes det at de har full oversikt over hvilke applikasjoner som benyttes i skolen, hvilke vilkår og sikkerhetsrutiner som gjelder, og hvordan personopplysninger behandles. Lovverket stiller tydelige krav: Kommunen skal blant annet gjennomføre vurderinger av personvernkonsekvenser (DPIA), føre en oppdatert behandlingsprotokoll (RoPA), og sikre at elever og foresatte får nødvendig informasjon og innsyn, i tråd med GDPR artikkel 13–15. Dette er omfattende og krevende oppgaver som forutsetter både spesialverktøy og relevant kompetanse.

Edudata.io: En sentralisert løsning for kommunal risikohåndtering innen personvern, AI og informasjonssikkerhet

Edudata.io er utviklet for å møte disse utfordringene på en strukturert og praksisnær måte. Tjenesten gir kommunene én samlet plattform for helhetlig risikohåndtering innen personvern, informasjonssikkerhet og bruk av kunstig intelligens – spesielt tilpasset utdanningssektoren. Løsningen er allerede i bruk i over 100 kommuner i Sverige og Finland, og er nå fullt tilpasset norske forhold – inkludert kravene i personopplysningsloven, opplæringsloven og relevante EU-regelverk som GDPR og den kommende KI-forordningen.

Det planlegges også støtte for andre sentrale EU-direktiver, blant annet tilgjengelighetsdirektivet (2016/2102), bærekraftsrapportering (CSRD, 2022/2464) og opphavsrettsdirektivet (DSM, 2019/790). Særlig viktig for norske kommuner er at tjenesten kan tilpasses nasjonalt lovverk, og ta høyde for eventuelle avvik fra EU-regelverket – samtidig som den bygger på beste praksis fra Sverige og Finland. 

Samtidig er det lagt stor vekt på å forenkle det praktiske arbeidet ute i kommunene. Løsningen gir tilgang til en omfattende database med over 6 000 applikasjoner som allerede er vurdert – en ferdig applikasjonskatalog som gir et solid grunnlag for kommunens vurderingsarbeid. Plattformen genererer også automatisk en oppdatert behandlingsprotokoll (RoPA), i tråd med kravene i GDPR artikkel 30.

Juridisk støtte og tilpassede prosesser

Kommunene behøver ikke å stå alene i arbeidet med å tolke og anvende regelverket. Edudata.io tilbyr juridisk støtte fra personvernspesialister med CIPP/E-sertifisering og inngående kjennskap til både norsk og europeisk personvernlovgivning. Juristene bistår i vurderinger av applikasjoner og gir sine anbefalinger basert på skriftlig dokumentasjon fra tjenesteleverandørene – noe som sikrer en transparent og uavhengig vurderingsprosess. Leverandørene kan ikke påvirke vurderingene, annet enn ved å forbedre tjenesten og dokumentasjonen.

Plattformen overvåker også kontinuerlig endringer i relevant dokumentasjon – som bruksvilkår, databehandleravtaler og vilkår for kunstig intelligens – og varsler kommunen dersom endringer krever at en tidligere beslutning må revurderes.

DPIA-støtte tilpasset lokale behov

Ved behov for vurderinger av personvernkonsekvenser (DPIA) etter GDPR artikkel 35, tilbyr Edudata.io både maler og eksperthjelp. For tjenester med høy risiko – som store plattformer eller KI-baserte løsninger – gjennomføres DPIA-er i tett samarbeid med jurister. Dokumentasjonen skjer i samskrivbare formater (f.eks. Word eller Google Docs), og tilpasses kommunens behov og den rettslige konteksten. Denne tilnærmingen gir kontinuitet, reduserer risikoen for feiltolkninger, og sikrer vurderinger av høy kvalitet over tid.

Tverrfaglig arbeid og lokal kontroll

En sentral anbefaling fra Edudata.io er at kommunen etablerer en tverrfaglig risikohåndteringsgruppe, og tilbyr veiledning i prosessen. En slik gruppe bidrar til å fordele ansvar og sikre faglig bredde i vurderingene, samtidig som risikoen ved at enkeltpersoner må stå alene i slike prosesser reduseres. Kommunens oppgave er fortsatt å kartlegge hvilke applikasjoner som brukes, vurdere egne behov og fatte beslutninger basert på informasjonen og anbefalingene som leveres gjennom Edudata.io.

Økt transparens og tillit

I tillegg til prosessverktøy og juridisk støtte tilbyr Edudata.io en  Privacy App som gir elever og foresatte innsikt i hvilke apper som er godkjent, hvilke vurderinger som er gjort, og hvordan personopplysninger behandles. Dette reduserer behovet for manuell oppfølging av innsynsbegjæringer og styrker tilliten mellom skole og hjem.

Effektivitet og trygghet for kommunene

Med Edudata.io kan én til to personer sentralt – i samarbeid med en tverrfaglig risikohåndteringsgruppe – håndtere hele kommunens personvern og risikohåndtering (skole, barnehage og videregående). Dette frigjør verdifull tid for lærere og gir bedre etterlevelse av regelverket, samtidig som det bygger tillit i den digitale skolehverdagen.

Datatilsynets rapport er en tydelig påminnelse om hvor viktig det er med systematisk og fremtidsrettet personvernarbeid i en stadig mer digitalisert skolehverdag. Nå er tiden inne for å gå fra reaktiv håndtering til proaktiv og dokumentert risikostyring.

Edudata.io gir kommunene verktøyene og støtten som trengs for å få dette til i praksis. Ta kontakt – vi viser gjerne hvordan det kan se ut i deres kommune!