Isikuandmete kaitse üldmäärust (edaspidi IKÜM) kohaldatakse isikuandmete täielikult või osaliselt automatiseeritud töötlemise suhtes ja isikuandmete automatiseerimata töötlemise suhtes, kui kõnealused isikuandmed kuuluvad andmete kogumisse või kui need kavatsetakse andmete kogumisse kanda (IKÜM artikkel 2 lõige 1).
Vastavalt IKÜM artikkel 12 lõikele 1 peab vastutav töötleja esitama andmesubjektile kogu isikuandmete töötlemisega seotud teabe lühidalt, läbipaistvalt, arusaadavalt ja kergesti juurdepääsetaval kujul, kasutades selget ja lihtsat keelt, eelkõige konkreetselt lapsele suunatud teabe korral (vt ka põhjenduse punktid 39, 58 ja 60). Andmesubjekte tuleb teavitada sellest, kuidas ja millisel õiguslikul alusel nende isikuandmeid töödeldakse. See teave tuleb esitada andmesubjektidele läbipaistval, arusaadaval ja kokkuvõtlikul kujul. Andmekaitsetingimuste sisu saab tuletada IKÜM artiklite 13 ja 14 põhjal.
Andmekaitsetingimuste avaldamine põhineb vastutava töötleja kohustusel teavitada andmesubjekte isikuandmete töötlemise üksikasjadest. IKÜM artikkel 12 sisaldab üldiseid reegleid andmetöötlusest teavitamisel. Artikkel 12 lõike 1 kohaselt tuleb andmesubjektile andmetöötlust puudutav teave esitada kirjalikult. Artiklid 13 ja 14 sisaldavad loetelu üksikasjadest, mis tuleb andmesubjektidele teatavaks teha. IKÜM artiklis 13 määratletakse, milline teave tuleb esitada, kui andmed kogutakse otse andmesubjektilt. Artiklis 14 määratletakse esitatava teabe üksikasjad juhul, kui teave saadakse muudest allikatest kui andmesubjektilt endalt. Andmesubjektide teavitamiskohustuse kohta käivad ka mõned erandid.
Andmekaitsetingimused peavad kindlasti sisaldama teavet vastutava töötleja ja kontaktisiku kohta, andmetöötluse õiguslike aluste ja eesmärkide kohta, isikuandmete kategooriate ning andmete edastamise üksikasjade kohta.
Andmekaitsetingimuste vajalikkus tuleneb vastutava töötleja vastutuse põhimõttest (IKÜM artikkel 5 lõige 2). Vastutav töötleja peab olema võimeline näitama, et see vastab andmekaitsealastele nõuetele ning andmetöötluseks on õiguslik alus. Samuti peab vastutav töötleja olema võimeline tõendama, et isikuandmeid töödeldakse andmetöötluse põhimõtteid järgides (ennekõike seondub see kohustusega koostada töötlemisülevaade). Vastutuse põhimõte hõlmab ka vastutava töötleja sellise dokumentatsiooni olemasolu. Vastutav töötleja peab isikuandmete töötlemisel lähtuma läbipaistvuse põhimõttest. Andmekaitsetingimustes kasutatav keeleline väljenduslaad peab olema kokkuvõtlik, selge ja lihtne.
Andmekaitsetingimused on avalik dokument, mis peab olema ajakohastatud ning avaldatud vastutava töötleja kodulehel lihtsasti leitavana (kui on olemas veebileht). Kodulehel peaks olema selge viide vastutava töötleja andmekaitsetingimustele. See peab olema avaldatud kirjalikult ning asjakohasel juhul ka elektrooniliselt. Teavet tuleb andmesubjektile andmekaitsetingimuste kohta anda ka suuliselt, kui andmesubjekt seda nõuab.
Kui vastutav töötleja töötleb laste isikuandmeid või teab, et tegelikult kasutavad teenuseid lapsed, peaks vastutav töötleja tagama, et andmekaitsetingimuste keeleline ja stiililine väljenduslaad on lastele kergesti mõistetavad.
