I takt med att dagens moderna utbildningsmiljö digitalisering framskrider allt snabbare, blir molntjänster som Google Workspace for Education och Microsoft 365 oumbärliga verktyg för skolor och kommuner. Plattformarna erbjuder viktiga funktioner för både lärare och elever, men de för även med sig sina utmaningar – nämligen hanteringen av stora mängder personuppgifter. För att säkerställa efterlevnad av GDPR är det därför helt avgörande att göra en konsekvensbedömning (DPIA) innan dessa tjänster implementeras i skolan. Men vad är en konsekvensbedömning egentligen? I den här artikeln går vi på djupet och reder ut varför konsekvensbedömningar är en central del av en ansvarsfull dataskyddsprocess.
En konsekvensbedömning (Data Protection Impact Assessment) är en process vars syfte är att identifiera och hantera risker kopplade till behandlingen av personuppgifter. Detta är särskilt viktigt när det handlar om hantering av känsliga uppgifter om elever, vilket är fallet med Google Workspace for Education samt Microsoft 365. När skolan eller kommunen utför en konsekvensbedömning, innebär det att de noggrant utvärderar hur personuppgifterna i dessa verktyg samlas in, lagras och delas. Målet är att identifiera potentiella risker för integritetsintrång och föreslå åtgärder för att minimera dessa risker.
Konsekvensbedömningen är en helhetsbedömning där vi inte bara tittar på dataskyddsrisker, utan även tar tekniska risker och pedagogiska perspektiv i beaktning. Därför krävs samarbete mellan experter från olika områden. Det är också viktigt att komma ihåg att en konsekvensbedömning inte innebär att tjänster som exempelvis YouTube måste sluta användas i undervisningen, utan att man helt enkelt identifierar riskerna och inför rätt skyddsåtgärder för att fortsätta använda tjänsten på ett säkert sätt.
Oavsiktlig åtkomst: Felaktiga delningsinställningar kan ge obehöriga åtkomst till känsliga uppgifter, t.ex. om elever delar dokument med fel personer.
Lagring utanför EU/EES: Om data lagras på servrar utanför EES kan det innebära risker för dataskydd, särskilt om lagring sker i länder utan adekvata skyddsnivåer enligt GDPR.
Tekniska inställningar: Både Google och Microsoft erbjuder mängder av olika tekniska inställningar, vilka påverkar risknivåerna. Om dessa inställningar inte granskas och justeras korrekt kan det leda till säkerhetsbrister och ökade risker för personuppgifter.
Delning mellan tjänster: Risk för att personuppgifter delas mellan plattformar utan tillräcklig säkerhet gäller för både interna och externa applikationer om de är integrerade med Google eller Microsoft.
Genom att utföra en konsekvensbedömning kan potentiella risker för dataintrång identifieras och åtgärdas redan innan nya system, verktyg eller applikationer tas i bruk. Om konsekvensbedömningen visar att en specifik tjänst medför höga risker för elevernas integritet eller deras rättigheter, bör skolan och kommunen omedelbart vidta åtgärder för att hantera dessa risker.
I vissa fall kan det innebära att man helt och hållet bör undvika användningen av en tjänst om exempelvis riskerna inte kan hanteras på ett lämpligt sätt. Om skolor och kommuner misslyckas med att genomföra en konsekvensbedömning riskerar de att bryta mot GDPR-förordningen och utsätta sig för potentiellt allvarliga sanktioner.
Ansvarsfrågan kring konsekvensbedömningen kan vara komplex, men generellt ligger det på den personuppgiftsansvariges bord, vilket oftast är kommunen eller huvudman. Dataskyddsombudet (DPO) spelar också en viktig roll i processen. DPO leder dataskyddsarbetet inom organisationen och fungerar som rådgivare till den personuppgiftsansvarige. Deras ansvarsområden inkluderar identifiering av applikationer som kräver en konsekvensbedömning, genomförande av riskbedömningar, samt säkerställa att all behandling av personuppgifter följer gällande dataskyddslagar.
I medelstora och stora kommuner har man ofta utsett ett särskilt dataskyddsteam som hanterar dessa frågor, eftersom dataskyddsarbetet är väldigt omfattande och krävande för en enda person att ansvara för ensam, särskilt utan extern hjälp. Den personuppgiftsansvarige kan delegera uppgifter till detta team eller andra utvalda medarbetare, men ansvaret för att säkerställa efterlevnad och skydda personuppgifter kvarstår i hög grad hos den personuppgiftsansvarige.
Att genomföra en konsekvensbedömning kan vara både arbetsdrygt och tidskrävande, särskilt om många digitala tjänster och applikationer är involverade. Det är här som Edudata.io kommer in i bilden som pålitlig partner. Med hjälp av våra verktyg kan skolor enkelt genomföra konsekvensbedömningar för Google Workspace for Education och Microsoft 365 på ett strukturerat och effektivt sätt.
En konsekvensbedömning är ett värdefullt verktyg när det kommer till att skydda elevernas personuppgifter, och säkerställa att tjänster som Google Workspace for Education och Microsoft 365 uppfyller de strikta GDPR-kraven. Genom att samarbeta med Edudata.io kan skolor och kommuner se till att deras konsekvensbedömningprocesser hanteras korrekt och effektivt.
Ta gärna kontakt med oss så berättar vi mer om hur Edudata.io kan hjälpa er med konsekvensbedömningsprocessen och säkerställa att era digitala tjänster uppfyller alla nödvändiga dataskyddskrav. Genom att samarbeta med Edudata.io, kan skolor och kommuner fokusera på sitt huvudsakliga uppdrag: att erbjuda en säker och trygg utbildningsmiljö.