Svenska kommuner står inför alltmer komplicerade budgetprioriteringar i en tid där digitaliseringen är allt mer infiltrerad i vår vardag. Svåra beslut måste fattas när det kommer till att navigera mellan finansieringen av nödvändiga applikationsinköp och säkerställandet av starkt integritets- och dataskydd för skolornas elever. I den här artikeln tittar vi närmare på hur kommuner hanterar sina budgetar, särskilt balansen mellan teknik investeringar och nödvändiga säkerhetsåtgärder, och varför det kan vara aktuellt för dem att börja omprioritera för att säkerställa elevernas integritet i en digitaliserad skolmiljö.
Kommunerna har begränsade resurser, något som ofta tvingar dem att prioritera vissa områden över andra. Det är ingen juridisk skyldighet att ha en specifik budget för integritet och säkerhet, men det är ändå nödvändigt att säkerställa att lagar följs och att elevernas personuppgifter är skyddade. Dataskyddsombud krävs och bedömningar ska göras regelbundet.
Resursproblematiken handlar ofta om mängden applikationer som skolorna använder i undervisningen, och att alla applikationer måste genomgå regelbundna riskbedömningar. Men ju fler applikationer som finns, desto fler bedömningar måste göras, vilket leder till ökad arbetsmängd och tid samt sannolikt till ökade kostnader. Det här är något som många kommuner glömmer bort när de gör sina budgetprioriteringar, eller rent av inte är medvetna om. Det här leder i sin tur till en obalans och en situation där säkerhets- och integritetsaspekter ofta nedprioriteras.
Trots att kommunerna inte är juridiskt förpliktigade att avsätta en särskild budget för integritetsfrågor, så är det till stor fördel för dem att göra det. Med en särskilt reserverad säkerhets- och integritetsbudget ser man nämligen till att det här arbetet får de resurser som är nödvändiga för att det ska skötas på ett så smidigt, ekonomiskt och ansvarsfullt sätt som möjligt.
Kommuner står inför betydande utmaningar med att säkra tillräcklig finansiering för organisationens integritetsarbete, särskilt när det handlar om att genomföra tusentals riskbedömningar. På många håll inser man också att det är överväldigande att internt hantera det komplexa integritets- och säkerhetsarbetet, då det krävs extern juridisk expertis och ett omfattande system för att hantera all nödvändig dokumentation och uppföljning.
Trots att det finns många leverantörer på marknaden som erbjuder lösningar för att möta det växande behovet av stöd i dessa frågor och uppgifter, har kommunerna ändå ofta svårt att avsätta tillräckliga medel för det. Problemet förvärras ytterligare av att kostnader för integritetslösningar, som inte bara innefattar verktyg utan även hela integritetsprocessen och kontinuerlig juridisk expertis, ofta felaktigt belastar utbildningsbudgeten. Dessa kostnader borde istället finansieras från kommunens övergripande säkerhets- och integritetsbudget – samma budget som används för antivirusprogram och säkerhetssystem för hela kommunen.
Om en kommun däremot endast investerar i ett integritetsverktyg utan att inkludera juridisk rådgivning och en heltäckande integritetsprocess kopplad till dataskydd, placeras ofta finansieringen av verktyget under inköp för utbildningsteknik. Det här kan i sin tur göra det svårt att säkra tillräckliga medel på grund av de höga kostnader som sådana system innebär.
Att inte prioritera integritets- och säkerhetsfrågor kan ha allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser för kommunerna. Om en kommun inte genomför nödvändiga bedömningar eller misslyckas med att skydda elevers personuppgifter kan det leda till betydande sanktionsavgifter och negativ publicitet.
Enligt svensk lag kan böter för brott mot dataskyddsförordningen (GDPR) uppgå till maximalt 10 miljoner kronor, beroende på överträdelsens art. För de mest allvarliga överträdelserna, exempelvis vid behandling av känsliga personuppgifter som rör brott, kan böterna bli upp till 20 miljoner euro eller 4 procent av kommunens omsättning, beroende på vilket belopp som är högre.
Men det finns också andra risker med att inte avsätta tillräckliga resurser för säkerhet och integritet: om en skola blir föremål för granskning kan det krävas oväntat arbete och resurser, vilket i sin tur kan leda till oplanerade kostnader. Det kan innebära att andra viktiga arbetsuppgifter blir eftersatta när arbetstimmar oförutsett måste ägnas åt integritetsarbetet, och att kommunen måste anlita extern hjälp för juridisk rådgivning, vilket ökar kostnaderna ytterligare. Därför är det klokt att investera i förebyggande arbete, så att resurserna kan fördelas och planeras på ett smartare och mer förutsägbart sätt.
För att garantera en hållbar hantering av både teknologi och säkerhet måste kommunerna se över sina budgetprioriteringar och sin integritetsplan i framtiden. Istället för att se säkerhets- och integritetsåtgärder som kostsamma hinder, bör de ses för vad de verkligen är: nödvändiga investeringar i kommunens framtid och invånarnas säkerhet. Genom att implementera lösningar som Edudata.io kan kommunerna inte bara spara pengar på lång sikt, utan också se till att de är förberedda för framtida juridiska krav och teknologiska utmaningar.
Det är viktigt för kommuner att inse att varje applikationsinköp i skolorna medför ett ansvar att skydda de data som hanteras i varje applikation. Att öka medvetenheten kring den här frågan bland beslutsfattare och skolledning kan leda till en mer balanserad och ansvarsfull budgetfördelning. Genom att omprioritera sina budgetar och integrera lösningar som Edudata.io erbjuder, kan svenska kommuner effektivt möta både nuvarande och framtida utmaningar. När det kommer till investeringar i integritet och säkerhet, särskilt gällande skolor och elevers personuppgifter, kan man inte vara nog försiktig.