Framtidens riskhantering i kommunerna – från manuellt kaos till full kontroll med Edudata.io

En av kommunernas största utmaningar idag är att hålla jämna steg med den digitala utvecklingen. Riskhantering inom dataskydd, säkerhet och AI, samt efterlevnad i allmänhet, kräver resurser som kommuner har svårt att mäkta med utan uppdaterade strategier och bättre processer. Listan på faktorer som skapar belastning kan göras lång: manuell dokumenthantering, bristen på AI-riktlinjer, och avsaknaden av ett omfattande riskhanteringsverktyg är bara några exempel på faktorer som gör att arbetet blir både tidskrävande och tungt för de ansvariga. 

Många kommuner tampas med samma utmaningar dagligen. För att hänga med i utvecklingen och möta framtidens krav måste kommuner därmed både modernisera och centralisera sin riskhanteringsverksamhet. 

Så hanteras risker idag – en tidskrävande process

För tillfället lägger kommuner mycket fokus på intern efterlevnad, och då är det lätt hänt att man missar de risker som tredjepartsappar för med sig. Detta kan bero på en rad olika faktorer, som exempelvis att dessa risker inte alltid inkluderas i organisationens efterlevnadsarbete, kunskapsbrist om vad som ingår i detta arbete, att avtal saknas vilket i sin tur leder till sämre informationsflöde om potentiella problem, att man saknar verktyg för att identifiera risker på rätt sätt, samt att den juridiska kompetensen ibland är bristande. 

Skolor och kommuner lägger även hundratals timmar på att enbart leta efter de dokument och den information som krävs för att genomföra riskbedömningar. Och vem kan egentligen vara säker på att dokumenten är korrekta när den som samlar in dem inte är jurist? I de här fallen är det därmed lätt hänt att man inte identifierar och bedömer risker kopplade till AI, integritet och säkerhet, eller att man helt enkelt inte analyserar dem tillräckligt ingående.

Riskhanteringen sköts också ofta manuellt, vilket innebär krångligt pappersarbete, att personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA) har inte tagits om hand, föråldrade RoPA-avtal, integritetspolicyer som man lånat från andra kommuner, samt riktlinjer för AI som lyser med sin frånvaro. Beslutsprocessen är vanligen ostrukturerad, med oklara ansvarsområden och bristande involvering av relevanta team inom IT och dataskydd. Detta leder till förvirring och ineffektivitet.

Många kommuner saknar dessutom en djupare förståelse för rådande lagar och utmaningar, vilket leder till att betydande risker lätt slinker förbi. Avsaknaden av tydlighet kring personuppgifter och hanteringen av dem kan i värsta fall leda till stora problem för skolan och kommunen. Det hjälper inte heller att man ofta helt saknar en plan för hur man bör agera vid eventuella dataintrång eller cyberattacker. 

För att möta dessa utmaningar på ett effektivt sätt krävs metoder och verktyg som kan underlätta riskhanteringsprocessen och gör den mer effektiv. Med Edudata.io slipper ni lägga hundratals timmar på att leta efter dokument och information, och ni kan vara säkra på att informationen är korrekt och aktuell.

Riskhantering med Edudata.io – ett smartare sätt att jobba

Föreställ dig en vardag där riskhanteringsarbetet i er skola och kommun inte längre är en stressfaktor eller tidsödande kamp, utan en integrerad och smidig del av er verksamhet. Tänk dig att du inte längre behöver leta efter information i spridda dokument eller kämpa med manuella processer, utan allt material och alla verktyg finns samlade i ett centralt verktyg. RoPA uppdateras automatiskt, DPA-hanteringen sköts enkelt med några få klick, och du har tillgång till tydliga integritetspolicyer och AI-riktlinjer som är skräddarsydda enligt era specifika behov. Dessutom har du experthjälp från certifierade jurister inom räckhåll. Det här kanske låter som en framtida utopi, men med Edudata.io är allt detta verklighet redan idag!  

I motsas till dagsläget, där beslutsprocessen ofta är diffus, ansvarsområden oklara och relevant personal inte är tillräckligt involverad, ger Edudata.io tydlighet och struktur. Med Edudata.io är varje roll och ansvar definierad, och alla relevanta team – från dataskydd och IT till AI och säkerhet – har tillgång till samma information och verktyg. Genom Edudata.io kan du övervaka organisationens riskhantering i realtid och agera proaktivt, vilket skapar en transparens och samverkan som leder till mer effektiva och välunderbyggda beslutsprocesser. Edudata.io erbjuder också full insyn i hur data används och kan enkelt generera rapporter för att dokumentera efterlevnad. 

Vårt riskhanteringsverktyg erbjuder en smidig, säker och kostnadseffektiv process, som gör det möjligt för kommuner att förbättra sitt dataskydd och sin säkerhet. Med Edudata.io får kommuner en tydlig process som hjälper dem att hantera alla risker, från tredjepartsappar till den interna säkerheten, i ett enda verktyg.

Edudata.io finns i flera versioner, från ett kostnadsfritt alternativ till betalbara fullservicelösningar för de som behöver extra stöd. 

Läs mer om hur Edudata.io kan rädda er riskhantering här!

Ladda gärna ner gratisversionen av Edudata.io och bekanta er med verktyget helt kostandsfritt!

Ladda gärna ner gratisversionen av Edudata.io och bekanta er med verktyget helt kostandsfritt!