Riskiarviointi vs tietosuojan vaikutustenarviointi opetuksen palveluissa

Digitaaliset palvelut ovat olennainen osa modernia opetusta. Digitaalinen opetus tuo mukanaan vastuuta opetuksen järjestäjille oppijoiden henkilötietojen suojaamiseksi.

Mitä eroa on riskiarvioinnilla ja tietosuojan vaikutustenarvioinnilla opetuksessa?

Vastaus: Riskiarviointi vaaditaan jokaiselle opetuksen digitaaliselle palvelulle sen soveltuvuuden ja tietosuojan varmistamiseksi. Jos palvelun henkilötietojen käsittely on laajaa tai riskit korkeita, on tehtävä laajempi, organisaatiokohtainen tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA). Riskiarviointi arvioi palvelun soveltuvuutta, kun taas DPIA keskittyy syvällisesti rekisteröityjen oikeuksien toteutumiseen.

Suomalaisessa opetuksessa käytetään arviolta 200–1000 digitaalista palvelua oppilaitosta kohden. Jokainen palvelu tarvitsee perusriskiarvioinnin, jolla selvitetään sen soveltuvuus opetukseen tietosuojan sekä markkinointi- ja mainosvapauden kannalta.

Tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA) – syväluotaus tietosuojavaikutuksiin

DPIA on tärkeä työkalu, jolla tunnistetaan ja arvioidaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä sekä pyritään löytämään toimenpiteitä niiden minimoimiseksi. DPIA-prosessissa tarkastellaan seuraavia asioita:

• Miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään palvelussa.
• Miten rekisteröityjen (oppijoiden) oikeudet toteutuvat käytännössä.
• Miten organisaatiokohtaiset tietosuojavelvoitteet täytetään.

Jatkuva prosessi on investointi lasten ja nuusten tulevaisuuteen

Tietosuojan vaikutustenarviointi ei ole kertaluonteinen projekti. Se on jatkuva prosessi, jota on päivitettävä aina riskien muuttuessa. Dokumentaatiota päivitetään muun muassa silloin, kun:

• Palvelun sopimusehdoissa tai tietosuojaselosteessa tapahtuu muutoksia.
• Tietosuojalainsäädäntö tai kansalliset viranomaisohjeistukset muuttuvat.
• Opetuksen järjestäjän omassa toiminnassa tai digitaalisessa ympäristössä tapahtuu muutoksia.

Edudata.io: Apua DPIA-prosessin hallintaan

Cloudpoint tarjoaa avuksi Edudata.io DPIA-palvelun, joka tukee opetuksen järjestäjiä läpi koko vaativan arviointiprosessin. Palvelun keskeiset edut:

• Erityisosaaminen: Asiantuntijat ovat erikoistuneet juuri opetustoimen tietosuojaan ja opetuksen digitaalisiin ratkaisuihin.
• Sertifioidut juristit: Tietosuojajuristit ovat sertifioituneet eurooppalaisiin standardeihin (CIPP/E).
• Laaja kokemus: Edudata.io on auttanut jo satoja suomalaisia oppilaitoksia parantamaan tietosuojakäytäntöjään.